Общаясь с разными юристами и юридическими компаниями, обратил внимание на то, что немногие пользуются в своей работе современными благами цивилизации в виде онлайн сервисов для облегчения своей работы, мониторинга дел, хранения данных.

В связи с этим хотелось бы поделиться своим опытом.

Наша компания занимается преимущественно защитой интересов клиентов в спорах с банками, дел много, юристов казалось бы мало, но мы стараемся все успевать.

Сразу хочу отметить что 90% работы — это представительство клиентов в судах, по этому организация работы заточена именно под такой тип работы.

Наши инструменты:

1. Trello (https://trello.com) — сервис для командной работы.
2. Slack (https://slack.com) — мониторинг проделанной работы в реальном времени. Отчеты о том, что сделали юристы, какие мероприятия добавили.
3. “OpenDataBot” (https://opendatabot.com) — бот для телеграмма/viber, который автоматически мониторит реестр судебных решений.
4. Google Drive (https://drive.google.com) — онлайн хранилище.
5. “Прецедент” (https://www.precedent.ua) — поиск, обобщение судебной практики. Удобно, быстрее чем реестр судебных решений.
6. “Судова влада України” (http://court.gov.ua) — мониторинг регистрации заявлений в суде, назначения дел к судебным заседаниям.

Важное условие: сервисы 1-4 имеют приложения для android/ios. 5-6 имеют веб версии для мобильного браузера.

Trello

Сервис для командной работы.

Благодаря данному сервису можно завести отдельные карточки на каждого клиента/дело, в которой вносить полную информацию о деле, судебных заседаниях, контактных данных клиента, в общем обо всем, что может понадобиться в любой момент.

В нашем случае сервис выглядит вот так:Все дела разбиты по судебным инстанциям, соответственно легко отследить какие дела где находится и что с ними нужно сделать. В случае необходимости карточка с делом просто перетаскивается в нужный столбик (инстанцию) одним касанием.

 

Также к каждой карточке прикрепляется метка по суду (в зависимости от района) и по фин. учреждению (зеленая и синяя метка соответственно).

Если юрист направляется в конкретный суд, или в банк, очень удобно отфильтровать дела в данном суде или банке, и решить за один поход несколько вопросов, что очень экономит время.

В каждой карточке можно создавать списки. Названием списка служит уникальный номер дела, судья, суть иска.

В самом списке прикрепляются все документы по делу, которые находятся в реестре судебных решений.

Также в карточку по делу вносятся сопутствующие записи: телефоны, адреса, любые мысли, ссылки на решения, которые нужно будет использовать по делу и так далее, в общем все то, что мы раньше держали в голове или на клочках бумаги, а теперь это все находится в сети и доступно в любой момент.

Для оперативного заполнения данных по делам отдельный сотрудник каждый день мониторит реестр судебных решений, список назначенных дел и информацию по стадиям судебных дел, все новое сразу вносится в карточки.

Также в карточку в качестве комментариев вносятся все действия по делу (отправили иск, заявление, сходили в суд и тд).

Вот так выглядит например обычное дело: (внимание, длинный скриншот!)

В общем для систематизации дел, лучше инструмента найти пока не удалось, другие сервисы или очень сложные, или платные, или не дают нужного инструментала.

Slack

Чат + сервис для мониторинга действий, сделанных в Trello и Google calendar.

Благодаря сервису Slack, который интегрируется с множеством других сервисов, руководитель и сотрудники компании могут в режиме реального времени следить за работой сотрудников, что изменилось по судам, какие задачи вносились в календарь, какие документы создавались и тд.

В результате Slack вам покажет:

• какие комментарии, новые статусы, новые решения судов, определений были по делу.
• какие новые задачи создали в гугл календаре.
• какие новые документы были созданы и синхронизированы с гугл-доксами.

За сегодняшний день окно сервиса для нас выглядит так:

 

При этом кликнув на ФИО клиента (кейса) в Slack мы откроем его карточку в Trello, или кликнув по прикрепленному судебному решению, перейдем на сайт судебной власти.

Для руководителя это очень удобно, так как находясь в судебном заседании/отпуске/на переговорах, можно открыть Slack на мобильном телефоне и реально увидеть, делается ли работа на офисе, или нет 🙂

ОpenDataBot

(https://opendatabot.com) — бот для телеграмма/viber, который автоматически мониторит реестр судебных решений.

Помимо того, что отдельный сотрудник у нас каждый день мониторит реестр судебных решений и назначений судебных заседаний к рассмотрению, часть работы на себя берет бот Оpen data bot, который работает в Telegram или Viber.

Данный бот по уникальному номеру дела в суде мониторит внесения судебных решений в реестр а также судебные заседания по нему.

Нужно только внести все свои дела в подписку бота, далее он их проверяет в атоматическом режиме.

Минус, что мониторинг он проводит раз в 2-3 дня, но и этого часто достаточно.

Вот что он нам нашел за последнее время:

Также данный бот умеет искать контрагенты в реестре юридических/флп лиц, следить за их изменениями.

Google Drive

Онлайн хранилище.

Много рассказывать не нужно, документы автоматически загружаются в онлайн хранилище, доступ к нему возможен с любого устройства в любой точке мира.

Платим за 100 гб всего лишь 45 грн. в месяц.

“Прецедент” 

Поиск, обобщение судебной практики. Удобно, быстрее чем реестр судебных решений.

Подписались на сервис, что бы экономить драгоценное время на поиск и систематизацию судебной практики. Если работы много, а времени мало — мастхев.

Подробнее писать не буду, все расписано тут: https://www.facebook.com/groups/precedent.ua/

Кроме этого делаем сканкопии всех документов, научились печатать вслепую по десятипальцевому методу, умеем делать ctrl-c ctrl-v, поздравляем с праздниками сотрудников канцелярий и тд, что также влияет на оперативность и удобность работы 🙂

Надеюсь информация была полезной.