Спілкуючись з різними юристами і юридичними фірмами, я звернув увагу на те, що мало хто використовує в своїй роботі сучасні блага цивілізації у вигляді онлайн-сервісів для полегшення їх роботи, моніторингу справ, зберігання даних.

У зв'язку з цим я хотів би поділитися своїм досвідом.

Наша компанія в основному займається захистом інтересів клієнтів в суперечках з банками, справ дуже багато, юристів, здавалося б, мало, але ми намагаємося все зробити.

Відразу хочеться відзначити, що 90% роботи – це представництво клієнтів в судах, тому організація роботи загострюється для даного виду робіт.

Наші інструменти:

  1. Trello (https://trello.com) – це послуга для командної роботи.
  2. Slack (https://slack.com) – моніторинг виконаної роботи в режимі реального часу. Звіти про те, що зробили юристи, яку діяльність вони додали.
  3. «ОпендАтаБот» (https://opendatabot.com) – телеграма/viber-бот, який автоматично відстежує реєстр судових рішень.
  4. Google Drive (https://drive.google.com) – онлайн-сховище.
  5. «Прецедент» (https://www.precedent.ua) – пошук, узагальнення судової практики. Зручно, швидше, ніж реєстр судових рішень.
  6. «Судова влада України» (http://court.gov.ua) – моніторинг реєстрації заяв в суді, призначення справ на судові засідання.

Важлива умова: сервіси 1-4 мають додатки для android/ios. 5-6 мають веб-версії для мобільного браузера.

Трелло

Сервіс для командної роботи.

Завдяки цій послузі можна створити окремі картки для кожного клієнта / справи, в яких можна ввести повну інформацію про справу, судові засідання, контактні дані клієнта, в цілому, про все, що може знадобитися в будь-який час.

У нашому випадку сервіс виглядає так: Всі справи діляться на суди, відповідно, легко відстежити, які справи знаходяться де і що з ними потрібно робити. При необхідності карту з корпусом просто перетягують на потрібний стовпець (екземпляр) одним дотиком.

 

Також кожна карта маркується судом (в залежності від району) і плавцем. установа (зелена і синя етикетка відповідно).

Якщо адвоката відправляють в конкретний суд, або в банк, дуже зручно відфільтровувати справи в цьому суді або банку, і вирішувати кілька питань за одну поїздку, що дуже економить час.

Списки можна створювати на кожній картці. Назва списку – унікальний номер справи, суддя, суть позову.

У самому списку додаються всі документи по справі, які є в реєстрі судових рішень.

Також в картці справи робляться супутні записи: номери телефонів, адреси, будь-які думки, посилання на рішення, які потрібно буде використовувати в справі, і так далі, в цілому все, що ми звикли тримати в голові або на клаптиках паперу, а тепер це все в мережі і доступно в будь-який час.

Для оперативного заповнення даних по справах окремий співробітник щодня стежить за реєстром судових рішень, переліком призначених справ та інформацією про етапи судових справ, все нове відразу вноситься в карти.

Також всі дії у справі вносяться в картку як коментарі (вони направили позов, заяву, звернулися до суду і т.д.).

Ось як виглядає звичайна річ: (увага, довгий скріншот!)

Взагалі, для систематизації справ поки не вдалося знайти кращий інструмент, інші послуги або дуже складні, або платні, або не дають необхідного інструменту.

Сирий

Чат + сервіс для моніторингу дій, зроблених в календарі Trello і Google.

Завдяки сервісу Slack, який інтегрується з багатьма іншими сервісами, менеджер і співробітники компанії можуть стежити за роботою співробітників в режимі реального часу, що змінилося в судах, які завдання були внесені в календар, які документи були створені і так далі.

В результаті Slack покаже вам:

  • які коментарі, нові статуси, нові судові рішення, рішення були по справі.
  • які нові завдання створили в Google Календарі.
  • які нові документи були створені та синхронізовані з Google Doxes.

На сьогоднішній день вікно обслуговування для нас виглядає так:

 

У той же час, натиснувши на ім'я клієнта (справи) в Slack, ми відкриємо його карту в Trello, або, натиснувши на додане судове рішення, зайдемо на сайт судової влади.

Для менеджера це дуже зручно, так як перебуваючи в судовому засіданні / відпустці / переговорах, ви можете відкрити Slack на своєму мобільному телефоні і реально подивитися, виконана робота в офісі, чи ні 🙂

OpenDataBot

(https://opendatabot.com) – телеграма/viber-бот, який автоматично відстежує реєстр судових рішень.

Крім того, що окремий співробітник щодня стежить за реєстром судових рішень і призначенням судових засідань для розгляду, частину роботи бере на себе бот Open Data, який працює в Telegram або Viber.

Цей бот стежить за внесенням судових рішень до реєстру, а також судовими засіданнями щодо нього за унікальним номером справи в суді.

Вам просто потрібно ввести всі свої справи в підписку бота, потім він перевіряє їх в атомному режимі.

Мінус, що він проводить моніторинг кожні 2-3 дні, але цього досить часто.

Ось що він знайшов для нас останнім часом:

Також цей бот здатний шукати контрагентів в реєстрі юридичних осіб / закрилків, стежити за їх змінами.

Google Drive

Онлайнове сховище.

Не потрібно багато розповідати, документи автоматично завантажуються в онлайн-сховище, доступ до нього можливий з будь-якого пристрою в будь-якій точці світу.

Платимо за 100 ГБ всього 45 грн. Місяць.

«Прецедент»

Пошук, узагальнення судової практики. Зручно, швидше, ніж реєстр судових рішень.

Підписався на послугу, яка дозволила б заощадити дорогоцінний час на пошук і систематизацію судової практики. Якщо роботи багато, а часу мало – обов'язково подивитися.

Не буду писати більш детально, тут все розписано: https://www.facebook.com/groups/precedent.ua/

Крім того, ми робимо скан-копії всіх документів, вчимося друкувати наосліп за десятипалим методом, знаємо, як робити ctrl-c ctrl-v, вітаємо офісних співробітників зі святами і т.д., що також впливає на ефективність і зручність роботи 🙂

Сподіваюся, інформація була корисною.